Digitaal en dienstbaar

Jorik Bulten (29) is HR-medewerker. ‘Met nadruk op de administratieve kant’, legt hij uit. ‘Binnen Sensire gaan de HR Business Partners over het beleid en hebben we aparte afdelingen voor opleidingen en voor werving en selectie. Op de HR-administratie werken zes mensen, daarnaast nog twee bij de salarisadministratie. Wij zorgen ervoor dat alle wijzigingen goed worden doorgevoerd en netjes bevestigd aan de collega’s. Denk aan mutaties op het gebied van in-, door- en uitstroom of het aantal uren. Op die manier worden de salarissen correct uitbetaald. Daarnaast zijn we een vraagbaak voor de zorgprofessionals waar het gaat over allerlei regelingen zoals ouderschapsverlof of het meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden.’

Innovatie: steeds aanpassen

Toen Jorik twee jaar geleden solliciteerde, ging hij bewust af op een sector waar hij aan het einde van de dag een gevoel zou hebben van ‘ja, mijn werk draagt ook bij aan de zorg voor oudere, kwetsbare mensen’. Hij had de voorkeur voor een grote organisatie in zijn eigen regio, de Achterhoek. ‘Sensire is al heel ver met digitaliseren en automatiseren, daarin zijn we echt vooruitstrevend. Dat innovatieve past wel bij me, ik vind het leuk steeds te kijken wat er mis gaat en wat er beter kan. Zo zit ik regelmatig met de functioneel applicatiebeheerder om tafel en bekijken we wat er nog slimmer en soepeler kan in AFAS, het systeem waar HR het meest mee werkt. Loop je in de praktijk ergens tegenaan dat meer op maat gemaakt zou kunnen worden, dan bespreken we dat. Zo optimaliseren we samen de workflows.’

Probleem plus emotie

Met het doorvoeren van alle mogelijke mutaties in zo soepel mogelijk lopende systemen faciliteert de HR-administratie heel veel op een indirecte manier. ‘Aan de achterkant moet het kloppen, anders kloppen de salarissen niet,’ stelt Jorik nuchter.

Het directe contact met collega’s aan de telefoon – HR is bereikbaar tussen 9 en 16 uur – geeft hem ook voldoening. ‘Iemand belt met een vraag of probleem of met iets dat al heel lang ligt. In dat laatste geval is het vaak een probleem plus emotie geworden. Dat pel je dan af en vervolgens adviseer je de beller zo goed mogelijk. En anders verwijs je hem door naar de juiste plek binnen de organisatie. Daarmee neem je dan veel stress weg en dat wordt gewaardeerd. Mails behandelen we in principe dezelfde werkdag.’

Juist deze directe ondersteunende functie maakt het HR-werk behoorlijk dynamisch. ‘Er kan altijd een dringend telefoontje tussendoor komen. Dan belt er bijvoorbeeld een zorgprofessional die niet bij haar klantgegevens kan. Wij zorgen er dan voor dat de juiste vinkjes weer goed staan, dat gaat vóór op waar je op dat moment mee bezig was.’

Van nieuwe regeling tot logisch proces

Regelmatig verschijnt er nieuwe wet- of regelgeving op HR-gebied die moet worden doorgevoerd in de systemen. Dan wordt een nieuwe wet van kracht of is er een nieuwe CAO ingegaan, bijvoorbeeld. Jorik vertelt hoe het betaald ouderschapsverlof ‘achter de schermen’ bij Sensire werd doorgevoerd. ‘We vertalen zo’n nieuwe regeling in een logisch proces voor de medewerker die het aanvraagt én voor ons als ondersteuning. Ook communiceren we zo goed mogelijk voordat de regeling in gaat, via onze HR-pagina op het sociaal intranet.’ Hij legt uit dat dit ouderschapsverlof tegenwoordig met een automatisch opgestelde brief wordt bevestigd aan degene die het aanvraagt. ‘Natuurlijk wel volledig gepersonaliseerd.’

Soms gebeurt het dat een nieuwe regeling op hetzelfde moment bekend is bij HR als bij de andere medewerkers. ‘Dan brengt het journaal het bijvoorbeeld. In zo’n geval kunnen we de collega’s aan de telefoon of in de mail weinig anders melden dan dat ze nog wat geduld moeten hebben.’

Niet stoffig

Problemen vertalen in oplossingen, zowel achter de schermen in een computersysteem of aan de telefoon met een zorgprofessional of andere collega: dat geeft Jorik voldoening. Zo veel mogelijk proactief te werk gaan, of het nu is bij het doorvoeren van nieuwe regelgeving of bij het tijdig meegeven van heldere handvatten aan zorgprofessionals en leidinggevenden. ‘Aan sommige onderwerpen zou ik misschien meer tijd willen besteden. Zo vind ik het leuk om sparringpartner te zijn voor bijvoorbeeld leidinggevenden en hen waar nodig van advies te voorzien.’

Hij sluit af: ‘Als je mij vroeger gevraagd had of ik me kon voorstellen dat ik nu een HR-functie zou hebben, denk ik dat ik “nee” had gezegd. Ik had er niet zo’n beeld bij. Nu weet ik dat je er analytisch, empathisch, sociaal en flexibel voor moet zijn. Snel kunnen schakelen, dat ook. Nee, administratie is niet stoffig, bepaald niet.’